Politique de confidentialité

CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION (CGU)

Date de dernière mise à jour : 21 mai 2025

PRÉAMBULE Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l’accès et l’utilisation du service d’assistant IA sur-mesure pour les centres d’appels dénommé « My AI Call Center Assistant » (MAICCA) (ci-après le « Service »), proposé par l’entreprise WESS SOFT, SARL au capital de 78 000,00 €, immatriculée au RCS de LYON sous le numéro 811 072 073, dont le siège social est situé au 41 Rue Laure Diebold 69009 LYON (ci-après « WESS SOFT » ou « Nous »). Le Service MAICCA est un produit développé et exploité par WESS SOFT.

Le slogan de MAICCA est « simplify calls, amplify outcomes ».

L’utilisation du Service implique l’acceptation pleine et entière des présentes CGU par le Client (tel que défini ci-dessous). Les présentes CGU sont accessibles à tout moment sur le site https://maicca.cloud.

ARTICLE 1 : DÉFINITIONS

Service : Désigne l’ensemble des fonctionnalités et prestations fournies par WESS SOFT via sa solution MAICCA (« My AI Call Center Assistant »), notamment l’assistant IA sur-mesure pour les centres d’appels, incluant l’analyse, la transcription (si applicable), la suggestion de réponses, le résumé d’appels, et toute autre fonctionnalité développée par WESS SOFT.
Client : Désigne toute personne morale (entreprise de centre d’appels) ayant souscrit au Service MAICCA.
Utilisateur : Désigne toute personne physique (employé, agent du Client) autorisée par le Client à utiliser le Service dans le cadre de son activité professionnelle.
Données du Client : Désigne toutes les données, y compris les données à caractère personnel, que le Client ou ses Utilisateurs transmettent, stockent, traitent ou génèrent via le Service (par exemple, enregistrements d’appels, transcriptions, informations clients du Client).
Contrat : Désigne l’ensemble contractuel formé par les présentes CGU, la Politique de Confidentialité, et le devis ou bon de commande spécifique signé par le Client.

ARTICLE 2 : OBJET DU SERVICE WESS SOFT fournit le Service MAICCA, un assistant IA conçu pour aider les centres d’appels à optimiser la gestion des interactions clients, améliorer l’efficacité des agents et analyser les données d’appels pour de meilleurs résultats. Les fonctionnalités spécifiques sont détaillées dans la documentation commerciale et technique fournie au Client.

ARTICLE 3 : ACCÈS ET UTILISATION DU SERVICE 3.1. L’accès au Service se fait via une interface sécurisée fournie par WESS SOFT, accessible notamment depuis https://maicca.cloud (ou une URL spécifique fournie au Client), nécessitant des identifiants de connexion (nom d’utilisateur et mot de passe) qui sont personnels et confidentiels. 3.2. Le Client est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de ceux de ses Utilisateurs. Toute utilisation du Service avec ces identifiants est réputée être effectuée par le Client. 3.3. Le Client s’engage à utiliser le Service conformément à sa destination, aux présentes CGU, aux lois et réglementations en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

ARTICLE 4 : OBLIGATIONS DE WESS SOFT 4.1. WESS SOFT s’engage à mettre en œuvre les moyens techniques et humains nécessaires pour assurer la fourniture et la continuité du Service, dans le cadre d’une obligation de moyens. 4.2. WESS SOFT s’engage à assurer la maintenance corrective et évolutive du Service. 4.3. WESS SOFT s’engage à héberger les Données du Client en France et à prendre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données du Client contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé. 4.4. En tant que sous-traitant au sens du RGPD pour le traitement des Données du Client, WESS SOFT s’engage à respecter les obligations décrites dans la Politique de Confidentialité et l’éventuel accord de traitement des données (DPA) conclu avec le Client.

ARTICLE 5 : OBLIGATIONS DU CLIENT 5.1. Le Client est seul responsable de la qualité, de la licéité et de la pertinence des Données du Client qu’il transmet ou traite via le Service. 5.2. Le Client garantit qu’il dispose de tous les droits et autorisations nécessaires (notamment le consentement des personnes concernées lorsque requis) pour collecter, traiter et transmettre les Données du Client à WESS SOFT aux fins d’utilisation du Service. 5.3. Le Client s’engage à informer ses propres clients et ses Utilisateurs de l’utilisation du Service MAICCA et des traitements de données associés, conformément au RGPD. 5.4. Le Client s’interdit d’utiliser le Service à des fins illégales, frauduleuses ou portant atteinte aux droits de tiers. 5.5. Le Client est responsable de la formation de ses Utilisateurs à l’utilisation du Service et aux bonnes pratiques en matière de sécurité et de protection des données.

ARTICLE 6 : PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE 6.1. WESS SOFT est et demeure le propriétaire exclusif de tous les droits de propriété intellectuelle relatifs au Service MAICCA, à sa structure, à sa technologie, à ses algorithmes d’IA, à son interface, à ses marques (y compris MAICCA et « simplify calls, amplify outcomes ») et à sa documentation. Aucune disposition des présentes CGU ne saurait être interprétée comme un transfert de propriété intellectuelle au Client. 6.2. WESS SOFT concède au Client un droit d’utilisation non exclusif, non transférable et limité à la durée du Contrat, pour accéder et utiliser le Service conformément à sa destination. 6.3. Le Client est et demeure propriétaire des Données du Client. Le Client concède à WESS SOFT le droit d’utiliser les Données du Client uniquement dans le but de fournir, maintenir et améliorer le Service MAICCA pour ce Client spécifique, et ce, pendant la durée du Contrat. Sauf accord explicite du Client, WESS SOFT n’utilisera pas les Données du Client pour l’entraînement général de ses modèles d’IA pour d’autres clients.

ARTICLE 7 : RESPONSABILITÉ 7.1. WESS SOFT est soumise à une obligation de moyens dans la fourniture du Service. Le Service est fourni « en l’état ». WESS SOFT ne garantit pas que le Service sera exempt d’erreurs, de bugs ou d’interruptions, ni que les résultats obtenus par le Service (par exemple, les analyses ou suggestions de l’IA) seront parfaitement exacts ou complets. Le Client reconnaît que les technologies d’IA peuvent comporter des imprécisions. 7.2. La responsabilité de WESS SOFT ne pourra être engagée qu’en cas de faute prouvée lui étant directement imputable et ayant causé un préjudice direct au Client. La responsabilité de WESS SOFT sera limitée, tous dommages confondus, au montant effectivement payé par le Client pour le Service au cours des douze (12) mois précédant la survenance du fait générateur de responsabilité. 7.3. WESS SOFT ne saurait être tenue responsable des dommages indirects tels que perte de profit, perte de chance, perte de données, préjudice commercial. 7.4. La responsabilité de WESS SOFT ne saurait être engagée en cas de non-respect par le Client de ses obligations, notamment en matière de protection des données à caractère personnel de ses propres clients.

ARTICLE 8 : DONNÉES PERSONNELLES WESS SOFT, en tant que fournisseur du Service MAICCA, est amenée à traiter des données à caractère personnel.

Pour les données relatives à la gestion de la relation client (données des interlocuteurs chez le Client), WESS SOFT agit en tant que Responsable de Traitement.
Pour les Données du Client traitées via le Service (par exemple, les données contenues dans les enregistrements d’appels), WESS SOFT agit en tant que Sous-traitant pour le compte du Client, qui est le Responsable de Traitement.

Les engagements de WESS SOFT en matière de protection des données personnelles sont décrits dans la Politique de Confidentialité ci-après, qui fait partie intégrante des présentes CGU. Un accord de traitement des données (DPA) conforme à l’article 28 du RGPD pourra être conclu entre WESS SOFT et le Client.

ARTICLE 9 : DURÉE ET RÉSILIATION Les conditions de durée et de résiliation du Contrat sont définies dans le devis ou bon de commande spécifique signé par le Client. À défaut, le Contrat est conclu pour une durée indéterminée et peut être résilié par l’une ou l’autre des parties moyennant le respect d’un préavis défini dans le contrat commercial. En cas de manquement grave par l’une des parties à ses obligations, l’autre partie pourra résilier le Contrat de plein droit après une mise en demeure restée infructueuse pendant un délai de trente (30) jours.

ARTICLE 10 : MODIFICATION DES CGU WESS SOFT se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les nouvelles CGU seront notifiées au Client par tout moyen et entreront en vigueur à la date indiquée. Elles seront également consultables sur https://maicca.cloud. En cas de désaccord, le Client pourra résilier le Contrat dans les conditions prévues. L’utilisation continue du Service après l’entrée en vigueur des nouvelles CGU vaut acceptation de celles-ci.

ARTICLE 11 : FORCE MAJEURE Aucune des parties ne pourra être tenue pour responsable de l’inexécution ou du retard dans l’exécution de l’une quelconque de ses obligations au titre du Contrat si cette inexécution ou ce retard est dû à la survenance d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.

ARTICLE 12 : CONFIDENTIALITÉ Chaque partie s’engage à considérer comme confidentielles toutes les informations techniques, commerciales ou financières de l’autre partie dont elle aurait eu connaissance à l’occasion de l’exécution du Contrat, et à ne pas les divulguer sans l’accord écrit préalable de l’autre partie, sauf si requis par la loi.

ARTICLE 13 : DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE Les présentes CGU et le Contrat sont soumis au droit français. En cas de litige relatif à l’interprétation, l’exécution ou la validité des présentes CGU ou du Contrat, et à défaut de résolution amiable, compétence exclusive est attribuée aux tribunaux compétents de LYON, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

ARTICLE 14 : CONTACT Pour toute question relative aux présentes CGU, vous pouvez contacter WESS SOFT : Par email : contact@maicca.cloud Par courrier : WESS SOFT, 41 Rue Laure Diebold 69009 LYON

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Date de dernière mise à jour : 21 mai 2025

INTRODUCTION La présente Politique de Confidentialité a pour objectif d’informer les Clients et les Utilisateurs du service MAICCA (« My AI Call Center Assistant ») (ci-après le « Service ») sur la manière dont WESS SOFT (SARL au capital de 78 000,00 €, ci-après « WESS SOFT », « Nous »), l’éditeur du Service, collecte, utilise, protège et partage les données à caractère personnel.

WESS SOFT s’engage à respecter la vie privée et à protéger les données à caractère personnel conformément à la réglementation en vigueur, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD) et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (Loi Informatique et Libertés).

Le Service MAICCA est hébergé en France. La présente politique est accessible sur https://maicca.cloud.

ARTICLE 1 : IDENTITÉ DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT ET DU SOUS-TRAITANT

1.1. WESS SOFT en tant que Responsable de Traitement : WESS SOFT est responsable du traitement des données à caractère personnel de ses Clients (personnes de contact, administrateurs du compte) et de ses prospects aux fins de gestion de la relation commerciale, facturation, support, et communication. Identité : WESS SOFT, SARL au capital de 78 000,00 €, immatriculée au RCS de LYON sous le numéro 811 072 073, dont le siège social est situé au 41 Rue Laure Diebold 69009 LYON.

1.2. WESS SOFT en tant que Sous-traitant : Pour l’utilisation du Service MAICCA, le Client (l’entreprise de centre d’appels) est le Responsable de Traitement des données à caractère personnel qu’il collecte et traite via le Service (par exemple, données des appelants, enregistrements vocaux, transcriptions, données des Utilisateurs agents). Dans ce cadre, WESS SOFT agit en qualité de Sous-traitant pour le compte du Client. WESS SOFT ne traite ces données que sur instruction documentée du Client, y compris en ce qui concerne les transferts de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins qu’elle ne soit tenue d’y procéder en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’État membre auquel le sous-traitant est soumis.

ARTICLE 2 : DONNÉES COLLECTÉES

2.1. Données traitées par WESS SOFT en tant que Responsable de Traitement : * Données d’identification et de contact du Client : nom de l’entreprise, nom et prénom des contacts, fonction, adresse email professionnelle, numéro de téléphone professionnel. * Données de connexion et d’utilisation du Service : logs de connexion, adresses IP (pour la gestion des comptes administrateurs du Client). * Données de facturation et de paiement. * Données issues des échanges avec le support client.

2.2. Données traitées par WESS SOFT en tant que Sous-traitant (sur instruction du Client) : Ces données sont déterminées et contrôlées par le Client. Elles peuvent inclure, sans s’y limiter : * Données relatives aux Utilisateurs (agents du Client) : nom, prénom, identifiant agent, etc. * Données relatives aux interactions traitées par le Service : * Enregistrements vocaux des appels (si le Client utilise cette fonctionnalité et la transmet au Service). * Transcriptions textuelles des appels. * Données contenues dans les échanges (par exemple, informations personnelles partagées par les appelants avec les agents du Client). * Métadonnées des appels (date, heure, durée, numéro de l’appelant masqué ou non selon configuration du Client). * Analyses et classifications générées par l’IA à partir de ces données.

ARTICLE 3 : FINALITÉS DES TRAITEMENTS

3.1. En tant que Responsable de Traitement, WESS SOFT traite les données pour les finalités suivantes : * Gestion de la relation contractuelle et commerciale avec le Client. * Fourniture et gestion des accès au Service pour le Client. * Facturation et recouvrement. * Support technique et assistance. * Amélioration de nos services (de manière agrégée et anonymisée, ou avec consentement spécifique). * Respect des obligations légales et réglementaires. * Envoi d’informations commerciales sur nos produits et services (avec consentement si requis).

**Base légale :** Exécution du contrat, respect d'une obligation légale, intérêt légitime de WESS SOFT (prospection, amélioration du service), consentement.

3.2. En tant que Sous-traitant, WESS SOFT traite les données pour les finalités déterminées par le Client, notamment : * Fourniture des fonctionnalités du Service MAICCA (transcription, analyse, suggestions, etc.). * Maintenance et support technique du Service. * Sécurisation du Service. * Exécution des instructions spécifiques du Client conformément au contrat.

**Base légale :** Le Client, en tant que Responsable de Traitement, est chargé de déterminer la base légale appropriée pour les traitements qu'il opère (par exemple, consentement des personnes concernées, exécution d'un contrat avec ses propres clients, intérêt légitime). WESS SOFT agit sur la base de l'exécution du contrat de sous-traitance la liant au Client.

ARTICLE 4 : DESTINATAIRES DES DONNÉES

4.1. Les données traitées par WESS SOFT en tant que Responsable de Traitement peuvent être communiquées : * Au personnel habilité de WESS SOFT. * À des sous-traitants techniques (hébergeur, prestataire de paiement) dans le respect du RGPD. * Aux autorités compétentes sur réquisition judiciaire.

4.2. Les données traitées par WESS SOFT en tant que Sous-traitant ne sont accessibles qu’au personnel habilité de WESS SOFT et, le cas échéant, à ses propres sous-traitants (sous-sous-traitants ultérieurs) dûment autorisés par le Client, et ce, uniquement pour les besoins de l’exécution du Service. WESS SOFT s’assure que ses sous-sous-traitants présentent des garanties suffisantes au regard du RGPD.

ARTICLE 5 : TRANSFERT DE DONNÉES HORS UNION EUROPÉENNE WESS SOFT s’engage à héberger les Données du Client et les données du Service MAICCA en France. Si WESS SOFT devait être amenée à transférer des données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne (par exemple, pour certains sous-traitants techniques), ces transferts seraient encadrés par des mécanismes de garantie appropriés (clauses contractuelles types de la Commission Européenne, décisions d’adéquation, etc.) afin d’assurer un niveau de protection suffisant des données. Le Client en serait informé.

ARTICLE 6 : DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

6.1. Données traitées par WESS SOFT en tant que Responsable de Traitement : * Données relatives aux Clients : pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées pour la durée de prescription légale (généralement 5 ans à des fins probatoires et comptables). * Données des prospects : 3 ans à compter du dernier contact ou jusqu’au retrait du consentement. * Logs de connexion (administrateurs Client) : conservés pendant une durée maximale de 12 mois.

6.2. Données traitées par WESS SOFT en tant que Sous-traitant : WESS SOFT ne conserve les Données du Client que pendant la durée nécessaire à la fourniture du Service, telle que définie dans le Contrat avec le Client. À la fin du Contrat, ou sur instruction du Client, WESS SOFT s’engage, au choix du Client, à détruire toutes les Données du Client ou à les lui restituer, et à détruire les copies existantes, à moins que le droit de l’Union ou le droit français n’exige la conservation de ces données.

ARTICLE 7 : SÉCURITÉ DES DONNÉES WESS SOFT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment :

Pseudonymisation et chiffrement des données à caractère personnel lorsque cela est possible et pertinent.
Moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement.
Moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique.
Procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
Gestion des habilitations et contrôle des accès.
Sécurisation des infrastructures d’hébergement (situées en France).

ARTICLE 8 : DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES Conformément au RGPD, les personnes concernées disposent des droits suivants :

8.1. Concernant les traitements dont WESS SOFT est Responsable de Traitement : Les personnes de contact chez le Client peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d‘opposition au traitement, et de portabilité de leurs données en contactant WESS SOFT (voir Article 11).

8.2. Concernant les traitements dont WESS SOFT est Sous-traitant : Il appartient au Client (Responsable de Traitement) de répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées (ses propres clients, ses Utilisateurs). WESS SOFT s’engage à aider le Client, dans la mesure du possible, à s’acquitter de son obligation de donner suite à ces demandes. Les Utilisateurs ou les clients finaux du Client doivent donc adresser leurs demandes directement au Client.

Toute personne concernée a également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, en France la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

ARTICLE 9 : COOKIES Lors de la navigation sur l’interface du Service MAICCA (accessible notamment via https://maicca.cloud), des cookies techniques et fonctionnels peuvent être déposés sur le terminal de l’Utilisateur. Ces cookies sont nécessaires au bon fonctionnement du Service (par exemple, cookies de session, d’authentification). Une information sur les cookies utilisés et la possibilité de les gérer sera fournie aux Utilisateurs via un bandeau cookies ou une section dédiée sur l’interface du Service, si d’autres types de cookies (analyse d’audience, etc.) sont utilisés.

ARTICLE 10 : MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ WESS SOFT se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment. En cas de modification substantielle, les Clients seront informés par email ou via une notification sur l’interface du Service. La version la plus récente sera toujours disponible sur https://maicca.cloud.

ARTICLE 11 : CONTACT ET DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES (DPO) Pour toute question relative à la présente Politique de Confidentialité ou pour exercer vos droits concernant les données pour lesquelles WESS SOFT est responsable de traitement, vous pouvez contacter WESS SOFT : Par email : contact@maicca.cloud Par courrier : WESS SOFT, À l’attention du Service Juridique / DPO (préciser si un DPO est formellement désigné), 41 Rue Laure Diebold 69009 LYON.